鲁会协[2022]20号 山东省注册会计师协会关于推动行业档案电子化管理的通知

山东省注册会计师协会关于推动行业档案电子化管理的通知

鲁会协[2022]20号        2022-3-22

各会计师事务所：

　　为加强会计师事务所(以下简称“事务所”)档案数字化管理，提升事务所内部管理质量，降低经营成本，遵循国家监管及行业档案规定标准，围绕档案的“收、管、存、用”，省注协经过调研、座谈，充分了解会员档案管理实际需求，细致考察档案管理公司服务能力，发挥集采优势，努力为会员单位定制服务方案，争取价格优惠，与专业文档服务公司银雁科技达成协作，现将有关事项通知如下：

　　有关档案电子化集中管理，主要有两种服务方案可供选择。一是档案集中托管。银雁科技在省内设立9个专业库房，提供实体档案移库交接、装箱、安全运输、定期消杀、调阅等服务，可解决档案存储空间不足、管理分散问题，提高档案安全性，降低管理成本。二是档案管理系统建设。鼓励有条件的事务所定制开发档案管理系统，深层次提高档案管理工作。档案管理系统可实现内部管理档案、业务档案数字化加工，帮助事务所整合档案资源，形成统一信息档案库，强化内控合规管理。事务所可着重考虑将新产生的档案电子化。另外，如需档案整理服务，可与银雁科技对接，寻求专人进行档案分类、排序、装订等辅助服务(服务方案详见附件1)。

　　事务所根据实际需要，自愿选择适合方案，优化档案管理工作。请有购买意向的事务所，填报档案管理需求意向表(详见附件2，可汇总同一集团下不同经营主体中的税务、工程、监理、咨询等单位，按照文档箱尺寸(42CM*32CM*30CM)合理预测需要托管的档案数量进行填报)，于4月15日前发送至监管部邮箱sdcpajg@163.com，或可通过省注协QQ群私聊发送至监管部联系人。

　　下一步，省注协将联合银雁科技采取档案管理公开课培训、上线快速链接通道、参访先进科技公司和知名学府等系列措施，为我省会计师事务所提供全面规范的档案管理服务，稳步促进行业档案信息化、集约化、规范化。

　　监管部联系人： 贾礼章 0531-82919698 王丽梅 0531-82919692

　　附件：

　　1.档案管理服务方案

　　2.档案管理需求意向表

山东省注册会计师协会

2022年3月22日